понедельник, 7 июля 2008 г.

11 способов улучшить деловую корреспонденцию на английском языке.



В статьи «11 способов улучшить деловую корреспонденцию на английском языке» Вы получите конкретные навыки для уверенной работы с письмами, докладами, служебными запискам, пресс релизами на английском языке.



Вступление
Четкая, эффективная деловая корреспонденция сейчас важна как никогда. Благодаря факсу, наши словесные навыки (или их отсутствие) меркнут перед миром букв.
Из 1000 опрошенных руководителей, 80% признались, что они могут не пригласить на личное собеседование кандидатов, в случае обнаружения ошибок в их резюме.
99% тех же руководителей сообщили, что безграмотность плохо влияет на возможность продвижения по службе.
Но самый лучший аргумент в пользу грамотности – это простое логическое суждение: Люди не покупают то, чего они не понимают.
В следующий раз, когда Вы будете писать письмо, служебную записку, доклад, проект, пресс-релиз или другую деловую документацию, попытайтесь использовать нижеприведенные советы. С уверенностью отправляйте Вашу работу адресату, так как грамотная документация помогает Вашему бизнесу.

1. Начните с первого шага.

Перед тем, как начать писать, определите главную идею, которую Вы пытаетесь четко изложить. Оформите идею в одно предложение и запишите ее в блокнот, чтобы она была перед Вами. Если Вы пишете новости, это будет заглавием. Несколько примеров:

You want an appointment to explain your new product. (sales letter)
Договориться о встрече для разъяснения нового товара. (коммерческое письмо)

Using computers to track inventory will save thousands of dollars. (report)
Использование компьютеров для инвентаризации сэкономит тысячи долларов. (доклад)

The janitorial crew will be working new hours. (memo)
Обслуживающий персонал меняет график работы. (служебная записка)
Ваше краткое резюме главной идеи – это первый шаг; он поможет Вам начать.
В процессе написания, перечитывайте Ваше краткое напоминание. Это поможет Вам не уходить в сторону от главной цели, а сфокусироваться на ней. Если Вы знаете, о чем будете писать еще до того, как начнете писать, само написание будет намного легче.

2. Ответьте на вопросы Кто? Что? Когда? Где? и Почему?

Сообщайте факты. Несмотря на содержание Вашего письма, есть общая информация, которую все хотят получить. Пытайтесь отвечать на все возможные вопросы, которые Ваш адресат может задать.
John (who), please study the cost of fish (what) for the next three months (when) at our Seattle facility (where). I believe we can save money by purchasing fish for our performing dolphins from a new Alaskan source (why).
Джон (Кто), изучите, пожалуйста, стоимость рыбы (Что) на последующие 3 месяца (Когда) на нашем объекте в Сиэтле (Где). Мне кажется, мы можем сократить затраты, покупая рыбу для наших дельфинов на Аляске (Почему).
Принимая во внимание возможные вопросы адресата, Вы можете сделать Ваши служебные записки, доклады и письма такими же емкими, как и статьи в серьезных газетах.


3. Разомнитесь, настройтесь на работу.
Все спрашивают себя: «Как начать писать?». Вы начинаете с момента «переключения» мозга на «письменный режим».

Спортсмены часто вырабатывают специальные ритуалы, которые помогают подсознанию переключиться на рабочий режим: Отбивающие в бейсболе протирают ладони землей и разминаются, раскачиваясь. Теннисисты перед подачей несколько раз отбивают мячик от земли.

Вы тоже можете выработать ритуалы, которые помогут Вам настроиться на письмо. Одни пишут специальной ручкой, другие пишут в особых местах, например, возле окна, или, наоборот, вдали от него. Попробуйте следующее:

Глубокое дыхание. Закройте глаза, сделайте несколько глубоких вдохов, чтобы сконцентрироваться. Прислушайтесь к своему дыханию. «Загородите» себя от телефонных звонков, голосов сотрудников, шума компьютера.

Зрительный образ. Закройте глаза и представьте, что Вы смотрите на белую доску в снежную бурю. Цель этого упражнения в том, чтобы очиститься от лишних мыслей, вытереть воображаемую доску. Наше сознание не может терпеть пустоту, и поэтому начинает сочинять.

Заверение. Посмотрите в зеркало и скажите себе «Доброе утро, автор». Повторяйте это до тех пор, пока не поверите в это.

Ритуалы всего лишь фокусируют Ваше внутреннее внимание на последующем задании. Найдите оптимальный вариант, который сможет настроить Вас на работу.


4. Выработайте простой стиль письма
Намного дольше читать и сложнее воспринимать служебную записку, написанную в бюрократическом стиле, чем тот же документ, написанный простым стилем. Бюрократическое письмо прячет смысл за длинными предложениями, огромными словами и большими абзацами.

Простой стиль письма, наоборот:
Четко указывает цель
Выделяет основные разделы
Использует заглавия и разделы
Использует короткие предложения и абзацы
Пытается выразить, а не поразить
Избегает жаргона
На письме «простое» значит «эффективное». В следующий раз, когда Вы захотите, чтобы Ваши письма были более понятливыми, отложите в сторону замысловатые слова и закрученные предложения. Изъясняйтесь просто. Это сэкономит Ваше время, время того, кто будет читать и деньги Вашей компании.


5. Будьте кратки


При написании, избегайте длинных предложений и абзацев, исходя из тех же причин, по которым Вы избегаете мудреных разговоров на вечеринке. Слишком длинные предложения и абзацы утомляют, не удерживают внимание. Читатели таких текстов борются с тем, чтобы не потеряться в них. Простой стиль написания помогает понять смысл.

6. Предоставьте адресату схему Вашего текста
Если Вы хотите, чтобы Ваши читатели не потерялись на пути к смыслу Вашего документа, не усложняйте им их путь. Чтобы сделать Ваше письмо более читабельным, используйте следующие средства:
Абзацы. Начинайте с абзаца всегда, когда позволяет логика и смысл. Что легче читать: газету или юридический текст? Мы внимательно перечитываем длинные абзацы и бесконечные страницы только в том случае, когда мы ищем какую-то информацию. Газеты давно уже поняли, что у них всего лишь несколько секунд времени, чтобы заинтересовать читателя и заставить его читать; текст из нескольких коротких абзацев более привлекателен, чем текст, напоминающий научную статью.
Нумерация. Различные типографические символы для списка нумерации идеальны для привлечения внимания к отдельным местам в тексте. Любая информация, которую Вы подаете в виде списка, повышает читабельность Вашего письма.
Подзаголовки. Разбейте Ваш документ на части и напишите заглавие к каждой части. Это поможет адресату следить за смыслом текста.
Не теряйте Вашего адресата. Помните, что важно не то, что Вы сообщаете, а то, как Вы это делаете.

7. Будьте активны

Если Вы спали на уроках по грамматике, где объясняли залоги, пора просыпаться.
Все, что Вы не знаете об активном и страдательном залоге, может плохо сказаться на том, как Ваши читатели воспринимают Ваше письмо.
Предложение с активным залогом – это полицейский, бесстрашно и гордо борющийся с преступником. Такое предложение честное и прямолинейное.
Активный залог: The committee will review all applications in early April. Комитет рассмотрит все заявления в начале апреля.
Предложение в сострадательном залоге – это подлый уголовник, который стреляет полицейском в спину, крадет его машину и увиливает из города.
Страдательный залог: In early April, all applications will be reviewed by the committee. Все заявления будут рассмотрены комитетом в начале апреля.
Страдательный залог часто используется в деловой переписке, так как он помогает автору избавиться от ответственности и остаться анонимным. Клиенты с подозрением относятся к корреспонденции, которая избегает ответственности. Люди не доверяют неточным сведениям.

8. Избавьтесь от ненужных слов и подправьте закрученные фразы

Если Ваши адресаты, прочитав служебную записку или доклад, не могут точно понять, чего Вы от них хотите, Вы, скорее всего, используете слишком официальный стиль. Мы используем этот стиль не потому, что он четкий и понятный, а потому, что мы привыкли его использовать. Ниже приведены примеры замены высокопарных слов более обыденными.
Find out вместо ascertain
Send out вместо disseminate
Use вместо utilize
Plan вместо strategize
Best вместо optimum
Также мы часто выбираем слишком официальные слова, когда можно, и нужно использовать более простые синонимы. В таких случаях мы больше думаем о том, как произвести впечатление о себе, чем о том, как упростить задачу понимания для адресата. Несколько примеров, как упростить Вашу речь:
Janitor вместо sanitation engineer
Apparently вместо it would appear that
Explain вместо furnish an explanation for
Будьте беспощадным садовником, избавляясь от сора на письме. Перефразируя известную рекламу, "just say it." («просто скажите»)

9. Будьте внимательны со словами, которые часто неправильно используются

Некоторые английские слова очень часто используются в деловой корреспонденции. Нужно быть внимательным, правильно их используя, чтобы приятно удивить ваших адресатов. Это может Вам помочь в Вашем бизнесе.
That vs. which. После Which идет дополнительная информация, несущественная по отношению к главному смыслу предложения. После That идет фраза, важная для понимания смысла предложения.
The report, which is twenty pages long, is mandatory reading. (Which ведет за собой дополнительную, но несущественную информацию.)
The report that is twenty pages long is mandatory reading. (That указывает на важный момент, на то, что доклад имеет именно 20 страниц.)
Hopefully. Значение этого прилагательного не I hope. Hopefully, I'll finish the report by noon. Вы имеет в виду, что Вы закончите доклад с надеждой? Или Вы хотите сказать, что Вы надеетесь закончить доклад до обеда? Если правильно последнее, скажите: I hope to finish the report by noon.
Very. Старайтесь избегать этого наречия. I'm very happy that you elected me chairman of the Society for People with Super Sensitive Feet. «very happy» - это счастливее чем просто « happy »?

10. Делайте акцент на преимуществах, не на характеристиках.

Вся деловая корреспонденция, начиная от электронных писем и заканчивая финансовыми планами, предназначена для получения ответа. Вы хотите кого-то заставить что-то сделать. В повседневной деловой переписке Вы хотите назначить встречу для презентации Вашего продукта, в представлении бюджета Вы хотите, чтобы Совет директоров выделил деньги на финансирование нового проекта в Вашем отделе.
Чтобы быть успешным в бизнесе и в деловой корреспонденции, Вы должны уметь убеждать. Адресату неинтересны характеристики Вашего продукта. Он хочет знать, чем Ваш продукт будет ему полезен.
Возьмем для примера парфюмерию. Парфюмеры продают не микстуры, которые придают Вам аромат (характеристика). Они продают романтику – как кавалер будет ухаживать, когда она будет благоухать (преимущество).
Feature: Our widget has three new attachments -- a cat feeder, a plant waterer, and a thermostat controller.
Характеристика: Наше устройство имеет три приложения – кормушка для котов, поливная машина и терморегулятор.
Benefit: Buy our widget with its three new attachments and, finally, relax on a vacation. Our widget works while you enjoy yourself. There's no need to worry; our widget will make sure your cat is fed, your plants are watered, and the temperature of your home is maintained at a constant, fuel-saving level.
Преимущество: Купите наше устройство с тремя приложениями, и, наконец, отдохните в отпуске. Наш товар работает, когда Вы отдыхаете. Вам не нужно беспокоиться; наше устройство гарантирует, что Ваш кот накормлен, растения политы, а комнатная температура поддерживается на постоянном, экономном уровне.

11. Проведите тест на звучание.

Написав служебную записку или письмо, прочитайте текст вслух. Использовали бы Вы то, что написали, в устной речи? Доверьтесь Вашему восприятию на слух. Если Ваш текст скучный, многословный и безликий, перепишите его.
Используйте сокращения и избавьтесь от лишней чопорности.
Вычеркните слова и предложения, которые не связаны с основной мыслью.
Сделайте текст персональным. Обращайтесь непосредственно к адресату. Помните, люди не ведут дела с бизнесом, люди ведут дела с людьми.

Владимир Бойко
Американская Академия Бизнес Английского
www.aabe.com.ua

Комментариев нет:

Отправить комментарий