понедельник, 7 июля 2008 г.

Советы по написанию деловой корреспонденции на английском языке



Владимир Бойко
Американская Академия Бизнес Английского
www.aabe.com.ua



Совет № 1
Составьте список вопросов Вашего адресата


Когда Вы не знаете о чем писать, как организовать Ваши мысли, о чем написать, а что выбросить, забудьте о том, что Вам нужно сказать. Вместо этого, подумайте о том, кому Вы пишете: Что Ваш адресат хочет прочитать? Каковы его вопросы?

Таким образом, Вы представляете беседу с тем, кому Вы пишете. Например, если Вы пишите, чтобы сообщить о встрече, представьте, что Вы лично сообщаете об этом кому-то в разговоре. Вашего собеседника интересуют следующие вещи:
• Почему мы встречаемся?
• Когда?
• Где?
• Какая повестка дня?
• Кто будет принимать участие?
• Обязательно мне принимать участие? Что если у меня не получается?
• Нужно ли готовиться? Как?
Составьте список всех возможных вопросов. После этого подумайте, в какой последовательности Ваш собеседник задавал бы их. Расположите вопросы по порядку.
Далее, по очереди, отвечайте на вопросы. Например:
• Почему мы встречаемся?

Мы встречаемся, чтобы решить, брать ли постоянного работника с частичной занятостью или практиканта на зимний период.

• Когда?

Встреча назначена на 25 апреля на 14.00. Длительность – не более 45 минут.

Ответьте на все вопросы. Сделав это, Вы не только организовали письмо, Вы его уже написали! Просто отредактируйте, исправьте и отсылайте.


Совет № 2
Будьте позитивными!


Книги по воспитанию детей советуют общаться с детьми, исходя из позитивных настроев. Они рекомендуют родителям избегать отрицательных предложений, типа «Не хлопай дверьми», вместо этого лучше сказать «Спокойно закрой дверь».

Почему? В данном случае ребенок учится тому, что есть правильным, а не только тому, что есть плохим. Так же, когда мы рассказываем детям что они могут делать, они видят перед собой выбор, а не барьеры, таким образом, они учатся позитивно реагировать.

Взрослые – это выросшие дети. Им тоже нужны позитивные инструкции. Если Вы хотите получить положительный ответ от Ваших адресатов, используйте нижеприведенные советы для концентрации на позитивном.

Укажите то, что нужно делать – а не то, чего нужно избегать

Yes: Always process orders within two days.
No: Never take more than two days to process an order.

Правильно: Оформляйте заказы за два дня
Неправильно: Не тратьте больше двух дней на оформление заказов.

Указывайте на то, что вы можете делать – а не на то, чего вы не можете

Yes: We can meet first thing Monday morning.
No: We can’t meet now. It has to wait until Monday morning.

Правильно: Мы можем встретиться в понедельник утром
Неправильно: Мы сейчас не можем встретиться. Нужно подождать до понедельника

Не порицайте, а изъясняйтесь нейтрально

Yes: Let me clarify what I meant.
No: You misunderstood what I said.

Правильно: Разрешите мне уточнить то, что я имел в виду
Неправильно: Вы неправильно поняли меня

Используйте позитивные слова

Yes: At this company we value natural resources.
No: At this company we don't waste natural resources.

Правильно: В нашей компании мы ценим естественные ресурсы
Неправильно: В нашей компании мы не тратим напрасно естественные ресурсы

Используйте все возможности для позитивного общения

Yes: Thank you for your letter.
No: We have received your letter.

Правильно: Спасибо за Ваше письмо
Неправильно: Мы получили Ваше письмо

Не будьте недоброжелательными! Будьте позитивными!


Совет № 3
Правильно используйте глаголы в пассивном залоге


Если Вы используете автоматическую проверку правописания, время от времени в Ваших предложениях указывается ошибка по использованию страдательного залога. Подсказка, как правило, будет «Используйте лучше в активном залоге»

В некоторых случаях действительно нежелательно использовать страдательный залог. Например:

«Поверхность должна быть заполнена» (пассив) нужно поменять на «Заполните поверхность» (актив). Эта замена осмысленна. Читателям нужны точные инструкции.

«Ваш подарок оценен» поменяйте на «Мы ценим Ваш подарок». В первом случае предложение безличное. «Мы ценим» звучит дружелюбнее.

В данных случаях мы заменяем сухие фразы более точными словами.

Но в четырех случаях глаголы в пассивном залоге более желательны:

Когда мы не знаем, кто совершил действие.

Passive: Her car was stolen twice.
Not: Someone stole her car twice.

Правильно: Ее машину дважды украли.
Неправильно: Кто-то дважды украл ее машину.

Когда не важно, кто исполняет действие.

Passive: The boards are pre-cut.
Not: A worker pre-cuts the boards.

Правильно: Доски предварительно вырезаются.
Неправильно: Рабочие предварительно вырезают доски.

Когда мы не хотим винить кого-то

Passive: The drawings were lost.
Not: Andy lost the drawings.

Правильно: Чертежи были утеряны.
Неправильно: Энди потерял чертежи.

Когда мы хотим смягчить указание

Passive: This paragraph could be shortened.
Not: Shorten this paragraph.

Правильно: Этот абзац можно уменьшить
Неправильно: Уменьшите этот абзац.


Совет № 4
Делайте больше, делая меньше


Последнее время девиз для тех, кто работает, звучит «Делайте больше, делая меньше!» Перед теми, кто пишет официальные тексты, тоже стоит такой вызов. Так как мы можем быть намного эффективнее, используя меньше слов. Уменьшая количество слов, мы уменьшаем время на написание и чтение нашего текста.

Сравните два нижеприведенных абзаца.
В первом абзаце мы используем 70 слов
This document is for the purpose of giving the reader a detailed explanation of the inventory process. It describes the activities we currently do in the majority of instances on a daily and weekly basis. In order to provide an introduction to the process for employees who work on a temporary basis, we also have prepared an overview, which describes the highlights of the inventory process in just two pages.
Во втором абзаце мы задействовали 30 слов.
This document explains the inventory process in detail. It describes our usual daily and weekly activities. We also have prepared a two-page overview to introduce the process to temporary employees.
Какой вариант более четкий?
Чтобы уменьшить Ваши предложения, остерегайтесь больших фраз:
for the purpose of = for
the majority of = most
in order to = to
provide an introduction = introduce
on a daily basis = daily
on a regular basis = routinely
Как Вы думаете, у Вас получится делать больше, делая меньше? Попробуйте следующий эксперимент:

Закончив абзац или страницу, представьте, что Вам нужно уменьшить текст на треть. Подумайте, какие слова Вы можете выбросить. Вы будете удивлены тем, какой лишний багаж носят Ваши предложения.
Это правда – мы можем делать больше, делая меньше!

Комментариев нет:

Отправить комментарий